О сроках хранения документов

В 2026 г. в бюджетное учреждение с письменным заявлением обратился работник о выдаче ему Справки о доходах и суммах налога физического лица за 2025 г. В течение какого периода времени учреждению как налоговому агенту по НДФЛ необходимо обеспечивать сохранность данного заявления?

В соответствии с п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, предусмотренной в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. 

По общему правилу, установленному пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, налоговые агенты обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Однако заявление налогоплательщика о выдаче ему Справки о доходах само по себе не является документом, необходимым для исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ, соответственно, вышеупомянутая норма в рассматриваемой ситуации не применяется.

Вместе с тем в силу п. 1 ст. 17 Федерального  закона  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности  государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее – Перечень).

Ст. 451 Перечня предусмотрено, что срок хранения заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий составляет 1 год.

С нашей точки зрения, поскольку Справка о доходах физического лица является документом, связанным с работой сотрудника (содержит данные о работодателе, о полученном от работодателя доходе и др.), то соответствующее заявление должно храниться налоговым агентом в течение 1 года с момента его получения.  

А.В. Телегус,
 заведующий кафедрой
 налогов и налогообложения
 канд. экон. наук, доцент