Как составить идеальный план на день

Бешеный темп времени способен сбить с толку практически любого. Невозмутимыми остаются лишь гуру тайм-менеджмента, использующие каждый свой день на все 100%.

У них есть свои правила и тактики, лайфхаки и источники мотивации.

Планирование – это основа продуктивной жизни. Занятые люди составляют график дел на неделю и даже на месяц вперед. Но наиболее эффективным остается план на день. Грамотно составленный, он поможет преуспеть во всех намеченных делах.

О том, как организовать идеальный план дня, расскажем далее.

Первым делом из мельтешащих в голове мыслей необходимо составить список:

• Берем блокнот.
• Записываем туда безумное количество предстоящих дел. Все, до последней мелочи.

Многие совершают ошибку, принимая простой перечень дел за готовый план. Важно понимать – руководствуясь обычным списком «что надо сделать», человек рискует потерять уйму времени. Виной тому – отсутствие порядка.

Потому что сначала у вас получается хаотичный перечень. А в нём необходимо расставить приоритеты. Для этого используют принцип 80/20. Это значит, что в списке из 10 дел есть 2, выполнение которых будет более значимым, нежели выполнение оставшихся восьми, причем вместе взятых. Задайте себе контрольный вопрос: «Если бы мне пришлось покинуть город на месяц, какую работу мне следовало бы привести в порядок в первую очередь?». Дела особой срочности проявятся моментально.

В случае, если определиться с главными вещами не получается, на помощь приходит «матрица тайм-менеджмента».

Суть предельно проста. Берем лист и делим его на четыре части. Соответственно, получаем 4 квадранта. Далее берем список дел и определяем каждое в нужный квадрант.

• Квадрант А. Важные и срочные дела
  То, что попадет сюда, требует немедленного внимания.
• Квадрант В. Важные, но не срочные
  Это дела для долгосрочной перспективы.
• Квадрант С. Срочные, но не важные
  Ими стоит заняться в последнюю очередь.
• Квадрант D. Не срочные и не важные дела
  Вообще не понятно, что они делали в списке. Стоит избавиться от них, не растрачивая время попусту.

Вечер – лучшее время для организации грядущего дня.

Итак, составляем расписание. Да-да, расписание бывает не только у школьников. Ради создания правильного темпа жизни расписание составляют все желающие получить максимум от своего времени.

В первую очередь, нужно определиться с местом, в котором будет вестись расписание. Существуют десятки приложений для планирования, выбрать можно наиболее привлекательное в плане интерфейса. Популярными инструментами для планирования являются Google Календарь и Wunderlist. Бумажные органайзеры тоже отлично справятся.

Таким образом, открываем пока еще пустое расписание на день. По часам расписываем всё, что есть в составленном ранее списке дел (основные вещи – вначале).

Объективно оценивайте время, затрачиваемое на выполнение задач. Необходимо учесть неочевидные детали. Например, длительность поездки на транспорте.

Опустошив список дел и оформив план дня, Вы обнаружите огромное количество пробелов – свободного времени, в которое ничего не происходит. Скорее всего, это забытые ежедневные дела. Прогулка с собакой, чтение новостей, прием душа, обед и просмотр сериала – все это требует времени и должно быть внесено в расписание.

Чуточку труда, несколько внезапно всплывающих в голове дел, ради которых надо двигать расписание, и идеальный план на день составлен.

Основа для продуктивной работы приготовлена. Осталось только не сходить с рельсов и четко следовать определенному порядку действий.

Когда Вы приступите к выполнению главного дела, поставьте гаджеты в беззвучный режим и спрячьте всё, что потенциально может Вас отвлечь. Дело в том, что фокусироваться на работе после отвлечения придется заново. Чтобы мозг как следует сосредоточился, ему требуется около 20 минут. Следовательно, каждый раз, когда сбивается фокус, Вы теряете треть часа.

Отсутствие внимания – главный враг продуктивности.

Но человек не в состоянии постоянно думать о работе. Предусмотрите перерывы (будь то короткая пешая прогулка или зарядка). Важно, чтобы тело двигалось. Движение во время интенсивного рабочего дня служит качественной перезагрузкой для ума.

Обратите внимание на количество употребляемого сахара. Он в значительной степени влияет на работу мозга. Минимизируйте его употребление, заменив на орехи и бананы.

Также важно пить воду. Обезвоживание можно не замечать, но оно крайне пагубно сказывается на когнитивных функциях. Графин с водой на рабочем столе станет для вас отличным помощником.

Уверенно и решительно продвигайтесь по плану на день.

Желаем успехов!

И.Е. Каришина, 
доцент кафедры социально-правовых дисциплин, 
кандидат экономических наук