Тайм-менеджмент или как успеть всё!

Темп современной жизни высок. Нам нужно успеть сделать многое порой в очень сжатые сроки. И часто приходит в голову мысль: «Ну почему в сутках только 24 часа?! Как все успеть?!» Если это про Вас, то дочитайте эту статью до конца. Вам наверняка пригодятся следующие рекомендации по тайм-менеджменту – технологии организации времени, управления им для повышения эффективности его использования.

1. Планируйте свою жизнь!

Начинайте свой день с составления плана. Существует «золотое» правило: «10% времени, потраченного на планирование до начала работы, сэкономят 90% времени при решении поставленных задач». Запишите список дел. Не держите его в голове!

Постоянно прокручивая всё, что нужно сделать и не забыть, Вы занимаете нужный для работы объем памяти и внимания. Эффективность деятельности резко снижается. Кроме того, через некоторое время у Вас возникнет ощущение, что этот «снежный ком» дел просто огромен, и  Вам никогда с ним не справиться.

В течение дня просматривайте список дел и вычеркивайте из него то, что Вы уже сделали. Это принесет Вам чувство удовлетворения и удовольствия от того, как много Вы успели сделать. Ведь так приятно в конце рабочего (или выходного) дня посмотреть на листок, где не осталось ни одной не вычеркнутой строчки!

2. Распланируйте дела с учетом их важности и срочности.

Эффективность Вашего планирования поможет увеличить «Матрица Эйзенхауэра». Разделите лист на 4 части. Столбики обозначьте по степени срочности (срочные – несрочные дела), а строчки по степени значимости (важные - неважные).

Запланируйте дела, распределяя их по клеткам данной матрицы. В первую клетку (срочные и важные) попадут неотложные проблемы, работа с горящим сроком исполнения. Их надо делать сразу! Они вызывают у нас стресс!

Во вторую (важные, но несрочные) – важные текущие дела, восстановление сил, обучение и развитие, выстраивание отношений со значимыми для Вас людьми. Расставьте сроки их выполнения! Именно эти дела обеспечивают Ваш успех!

В третью клетку (неважные, но срочные) войдет все, что отвлекает от приоритетных задач: звонки, реакция на события, чужие проблемы, необязательные совещания. Если возможно, перепоручите их! В четвертую (неважные – несрочные) войдут мелочи, отнимающие время, неэффективный отдых, «зависание» в соцсетях. Откажитесь от них! Это поглотители Вашего времени! Контролируйте время, которое вы проводите за просмотром ленты новостей, чатов, игрой в компьютерные игры.

3. «Метод швейцарского сыра» или «Съешь слона».

Бывает, что нам нужно выполнить большую работу, но она настолько огромна, что мы не знаем, как к ней подступиться! Предчувствуя свою возможную неудачу, мы оттягиваем тот момент, когда вынуждены будем взяться за нее.

Если Вы столкнулись с такой огромной, «неподъемной» (на первый взгляд) задачей, действуйте по следующей схеме:

1. Разбейте ее на мелкие подзадачи.
2. Запишите список этих подзадач.
3. Распланируйте их выполнение, установите сроки.
4. Каждый день выполняйте одну или несколько подзадач. Начинать можно с самых легких, а потом, когда вработаетесь, переходить к сложным.
5. Хвалите себя за каждую выполненную подзадачу!

4. «Каждое утро съедай лягушку».

Когда нам предстоит неприятное дело, то мы откладываем его выполнение, не желая сталкиваться с проблемами сейчас. Это дело как маленькая, противная, скользкая лягушка отравляет нам целый день, ведь мы постоянно думаем о том, что нам предстоит сделать.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют каждое утро начинать с такого неприятного дела. Тогда весь день пройдет у Вас более позитивно и продуктивно.

5. Чтобы хорошо работать, надо правильно отдыхать!

Невозможно сохранять стабильно высокую работоспособность в течение всего рабочего дня, если не делать перерывы на отдых.  Оптимальным считается режим, когда после 25 минут работы Вы делаете 5 минутный перерыв. Чтобы хорошо отдохнуть за это время, нужно встать из-за рабочего стола, подвигаться, пройтись, сделать небольшую разминку, попить воды. После четырех отрезков сделайте длинный перерыв (15-30 мин). Этот прием называется «принцип Pomodoro». Помогут Вам соблюдать время мобильные приложения «Pomodoro - таймеры».

Используя описанные правила, Вы повысите эффективность Вашей деятельности! Успехов Вам в работе!

Кафедра психологии профессиональной деятельности