Трудовая книжка: какую выбрать?

Согласно ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации все работающие на территории России граждане должны иметь трудовую книжку.

Но если раньше ведение этого документа осуществлялось в «бумажном» виде, то с 1 января 2020 года в России введено обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Это так называемые электронные трудовые книжки. Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных в федеральной информационной системе, которая будет содержать сведения о всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Оператором системы является Пенсионный фонд Российской Федерации.

Но, как известно, все новое вызывает у людей тревогу. Как будет храниться информация? Надежно ли будет защищена? Как и где получить данные из трудовой книжки? Волнений легко избежать, если разобраться в нововведениях. Итак, давайте рассмотрим основные вопросы.

Есть ли право выбора?

Да. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить «бумажную» книжку столько, сколько это необходимо. До 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о выборе одного из вариантов:

• о сохранении «бумажного» варианта ведения трудовой книжки;
• о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Что будет, если Вы не напишите такого заявления?

В данном случае волноваться не стоит. В этом случае работодатели продолжат вести «бумажные» трудовые книжки.

Можно ли в дальнейшем перейти с «бумажного» варианта на «электронный»?

Да. В любой момент, но обратите внимание: обратной дороги уже не будет. При отказе от «бумажной» трудовой книжки с работодателя снимается обязанность по ее ведению и хранению. Он выдаст документ на руки работнику и больше не примет ее назад.

Что делать с «бумажной» трудовой книжкой после перехода на электронную?

Ее надо хранить, т.к. она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Каким образом можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить:

• в бумажном виде, запросив выписку у работодателя, непосредственно в отделении Пенсионного фонда РФ или в многофункциональном центре (МФЦ);
• в электронном виде через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем, - СТД-ПФР.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель перенесёт данные в свою систему кадрового учета.

Возникнут ли новые обязанности у работодателя?

Однозначно да. По всем работникам без исключения необходимо подавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в виде дополнительного отчета СЗВ-ТД.

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года - ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Есть ли преимущества от использования электронных трудовых книжек?

Конечно, есть. Давайте выделим основные:

• электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме;
• работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки;
• отпадает необходимость предоставлять сведения о стаже работы в заинтересованные в таких сведениях органы, они сами смогут получить нужную информацию.   

Есть ли недостатки?

Да, есть. Главный недостаток у новых цифровых технологий - отсутствие уверенности в стопроцентной безопасности информации, а также риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Еще один из серьезных минусов - за периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся. То есть у тех граждан, которые работают и захотят перейти на электронную форму учета стажа, при оформлении пенсии будет два документа - электронный и бумажный. И потребуются они именно вместе.

Кроме того, обратите внимание еще на два важных момента.

1. При увольнении работодатель обязан выдать выписку из электронной трудовой книжки с данными по последнему месту работы.
2. У тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Итак, вывод. Электронная книжка должна обеспечить постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Но еще раз повторим - выбор за вами. Для всех уже работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

И.Е. Каришина,
доцент кафедры социально-правовых дисциплин, кандидат наук, доцент